S-Business

Kun samaa työpuhelinta käyttää päivän mittaan useampi työntekijä tai yrittäjä, tärkeintä on tietää, kenen asioita kulloinkin hoidetaan. Yrityksen maksuihin ja ostoksiin liittyvä sovellus ei ole automaattisesti yhteinen perhetili eikä yleinen taloudenhallinnan väline. Minusta tässä on hyvä lähtökohta myös S-Business-sovelluksen arviointiin: se on tarkoitettu yritysasiakkaan arkeen, joten käyttö kannattaa sitoa selkeästi oikeaan käyttäjään ja työtilanteeseen.

Tämä ero näkyy etenkin silloin, kun yrityksen hankintoja hoitaa useampi henkilö. Sovellus voi olla hyödyllinen osa omaa työskentelyä, mutta en lähtisi olettamaan, että yhdellä puhelimella kirjautuminen ratkaisee käyttäjien välisen vastuunjaon tai pitää kulut automaattisesti erillään. Jos työntekijä ja toinen perheenjäsen jakavat laitteen, turvallisempi tapa on sopia ensin, kuka käyttää sovellusta ja milloin, ja kirjautua ulos tai lukita laite käytön jälkeen puhelimen omilla asetuksilla.

Yhteinen laite vaatii selvät pelisäännöt

Kuvitellaan tavallinen arkipäivä: yrityksen työntekijä käy aamulla tekemässä työmatkaan liittyvän ostoksen, ja iltapäivällä samaa puhelinta käyttää toinen henkilö yksityisasioihin. Tällaisessa tilanteessa sovelluksen arvo ei riipu vain siitä, kuinka nopeasti sen saa avattua, vaan myös siitä, pystyykö käyttäjä pysähtymään ennen tapahtumaa ja varmistamaan, että hän toimii oikealla tunnuksella ja oikeassa roolissa. Minusta käytännöllinen rutiini on pitää työasioiden hoitaminen erillään yhteisestä vapaa-ajan puhelimen käytöstä aina, kun se vain onnistuu.

Jos laitetta todella täytyy jakaa, sopikaa konkreettisesti, ettei toinen käyttäjä tee yrityksen asioita toisen puolesta vain siksi, että sovellus on jo valmiiksi auki. Myös puhelimen näytön lukitus ja henkilökohtainen käyttäjätili ovat tässä tärkeämpiä kuin sovellukselta odotettava perhekäytön hallinta. En pitäisi tätä erityisenä puutteena juuri tässä sovelluksessa: yrityskäyttöön suunnatun työkalun tehtävä ei ole korvata yhteisen laitteen turvallista käyttöä koskevia päätöksiä.

Ennen käyttöönottoa kannattaa rajata käyttö

Ennen kuin otat sovelluksen osaksi yrityksen rutiineja, mieti, mitä haluat sillä käytännössä hoitaa ja ketkä sitä käyttävät. S-Business Oy:n sovellus kuuluu yrityskäyttöön tarkoitettuihin sovelluksiin, eikä sen nimeä tai yleistä yritysluonnetta pidä tulkita lupaukseksi kaikista laskutus-, asiakasrekisteri-, varasto- tai raportointiominaisuuksista. Jos työpaikalla tarvitaan juuri tiettyä toimintoa, tarkista sen soveltuvuus ennen kuin rakennat päivittäisen työnkulun sen varaan.

Pidän tärkeänä myös sitä, että yrityksen sisällä sovitaan, kuka vastaa käyttöönotosta ja mistä asioista kukin käyttäjä huolehtii. Tämä vähentää väärinkäsityksiä etenkin pienessä yrityksessä, jossa yrittäjä saattaa hoitaa hankintoja itse mutta työntekijä käyttää samaa palvelua osassa työpäivää. Sovelluksen asentaminen puhelimeen ei itsessään selkeytä vastuuta: käytännön ohje kannattaa tehdä erikseen ja pitää se lyhyenä, esimerkiksi määrittelemällä, missä tilanteissa sovellusta käytetään ja keneltä kysytään, jos jokin tapahtuma näyttää epäselvältä.

Arjessa auttaa myös se, ettei sovellusta oteta käyttöön kiireessä juuri ennen tärkeää ostoa tai työtehtävää. Käy rauhassa läpi, miten oma käyttö alkaa, ja varmista, että tunnistat sovelluksessa käytettävän tilin ja sen tarkoituksen. Jos puhelin vaihtuu tai laite siirtyy toiselle käyttäjälle, tarkista myös, ettei edellisen käyttäjän istunto jää auki. Nämä ovat yksinkertaisia tapoja vähentää erehdyksiä; ne eivät edellytä, että sovellus sisältäisi erityisiä perheen tai henkilöstön valvontatoimintoja.

Koordinointi toimii parhaiten sovitulla työnjaolla

Yrityksessä usean käyttäjän tarpeet voivat olla erilaisia. Omistaja saattaa haluta hoitaa asiat itse, kun taas työntekijä tarvitsee mobiilisovellusta vain rajatuissa työtilanteissa. Siksi en suosittelisi jakamaan yhtä kirjautumista rutiininomaisesti koko porukalle ilman, että yritys ensin selvittää, mikä toimintatapa sopii sen palveluun ja omiin vastuukäytäntöihin. Sovelluksen käytön koordinointi on helpompaa, kun yksi henkilö vastaa ohjeista ja muut tietävät, keneltä saa apua.

Yksi käytännön vinkki on sopia, että epäselvä tilanne tarkistetaan ennen toimimista eikä vasta jälkikäteen. Tämä on erityisen hyödyllistä yhteiskäytössä, jossa käyttäjä voi helposti olettaa toisen jo hoitaneen asian. Toinen hyvä tapa on pitää työpuhelin ensisijaisesti työasioille, jos se on mahdollista; silloin henkilökohtaisten viestien ja yrityksen käytön sekoittumista on vähemmän. Jos erillistä laitetta ei ole, puhelimen lukitus ja huolellinen uloskirjautuminen ovat järkeviä peruskeinoja.

Vertaan tällaista yrityssovellusta usein tavalliseen verkkopalveluun tai yrityksen muihin työkaluihin. Mobiilisovelluksen vahvuus on luontevasti siinä, että yritysasiakas voi hoitaa palveluun kuuluvia asioita puhelimesta eikä ole sidottu tietokoneeseen. Verkkoselain voi silti olla parempi vaihtoehto, jos haluat tarkastella paljon tietoa, tehdä pidempää hallinnollista työtä tai käyttää yrityksen muita järjestelmiä rinnakkain. En siis korvaisi koko yrityksen prosessia mobiilisovelluksella ennen kuin tiedät, miten se sopii omaan työnkulkuun.

Ikäraja ei kerro käyttöoikeudesta

Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, mutta se ei tarkoita, että sovellus olisi tarkoitettu lapsen itsenäiseen yrityskäyttöön tai että ikäluokitus määrittelisi yrityksen käyttöoikeudet. Minusta tämä ero on olennainen perheessä, jossa nuorempi käyttäjä saattaa käyttää samaa puhelinta. Ikämerkintä liittyy sovelluksen sisältöön, kun taas yrityksen tunnusten ja työasioiden käyttö pitää ratkaista yrityksen omien käytäntöjen ja laitteen turvallisen käytön perusteella.

Jos lapsi käyttää yhteistä laitetta esimerkiksi pelaamiseen tai viestittelyyn, älä jätä yrityssovellusta auki hänen ulottuvilleen. Käytä laitteen lukitusta ja pidä tunnukset henkilökohtaisina. En myöskään pitäisi sovellusta perheen yhteisenä ostos- tai taloudenhoitovälineenä: sen lähtökohta on yritysasiakkaan asiointi, ei kotitalouden yhteinen budjetointi. Perheen menojen seurantaan tavallinen kuluseuranta- tai pankkipalvelu voi olla luontevampi, kun taas yrityksen asiat kannattaa pitää erillään.

Milloin valitsisin tämän ja milloin en

Sovellus sopii parhaiten henkilölle, jolla on jo syy käyttää S-Business-palvelua yrityksen arjessa ja joka haluaa hoitaa siihen liittyviä asioita puhelimella. Se voi olla järkevä valinta yrittäjälle, joka liikkuu paljon, tai työntekijälle, jonka työtehtäviin kuuluu yrityksen palvelun käyttö. Jos et kuitenkaan ole S-Business-asiakas tai et tarvitse palvelun mobiilikäyttöä, sovelluksen asentamisesta ei ole itsessään hyötyä. Tällöin kannattaa valita se työkalu, joka palvelee omaa yritystäsi tai henkilökohtaista talouttasi suoraan.

Minulle tärkein vertailukohta ei ole se, kuinka monta erillistä toimintoa sovelluksessa on, vaan se, vähentääkö se omassa työssä turhaa siirtymistä. Mobiilisovellus on parhaimmillaan nopeissa, selkeästi rajatuissa tilanteissa. Jos tarvitset laajoja raportteja, monimutkaista taloushallintoa tai useiden järjestelmien yhteistä koordinointia, erillinen yrityksen taloushallinnon ohjelmisto tai tietokoneella käytettävä palvelu voi olla parempi päätyökalu. Puhelinsovellus voi silti täydentää sitä, kun työpäivä ei tapahdu työpöydän ääressä.

Sovellus on ilmainen, joten kokeilun kynnys on matala, mutta maksuttomuus ei yksin tee siitä oikeaa valintaa. Ajattele ensin, vastaako se yrityksesi tarpeeseen ja onko käyttö järjestetty niin, ettei yhteisellä laitteella sekoiteta käyttäjiä tai asioita. Jos tärkein tavoitteesi on henkilökohtaisen perheen budjetin seuraaminen, käyttäjäkohtaiset kotitalouden kulurajat tai yhteisen laitteen lapsilukitus, etsisin siihen tarkoitukseen tehtyä vaihtoehtoa.

Julkaisutausta ja yhteensopivuus käytännössä

Yritysasiakkaan sovellus on ollut saatavilla 2.9.2016 lähtien, ja nykyinen versio on 2.5.3. Se toimii vähintään Android 5.0 -käyttöjärjestelmää käyttävässä laitteessa. Nämä tiedot auttavat arvioimaan, voiko sovelluksen asentaa vanhempaan puhelimeen, mutta yhteensopivuus ei vielä kerro, miten hyvin juuri kyseinen laite tai yrityksen työprosessi sopii käyttöön. Jos puhelin on vanha tai työntekijöillä on eri laitteita, kokeilisin toimintaa etukäteen sillä laitteella, jolla sovellusta todella aiotaan käyttää.

Google Playn keskiarvo on 3,6 tähteä, ja arvioita on 61. Luku antaa yleiskuvan käyttäjien kokemusten kirjavuudesta, mutta en käyttäisi sitä yksin päätöksenä yrityksen puolesta tai vastaan. Sovelluksen hyöty riippuu paljon siitä, oletko jo palvelun asiakas ja mitä haluat puhelimella tehdä. Myös 50 000 latausta kertoo, että sovellus on löytänyt käyttäjiä, mutta latausmäärä ei takaa, että se sopii jokaisen yrityksen prosesseihin.

Jos mietit, toimiiko sovellus ilman yrityksen muuta järjestelyä, pitäisin ensin selvänä, että kyse on nimenomaan S-Business-asiakkaan mobiilisovelluksesta. Sen käyttöä ei kannata sekoittaa yleiseen laskutusohjelmaan tai itsenäiseen kirjanpitopalveluun. Samoin jaetussa puhelimessa vastuu käyttäjästä ja tunnusten suojaamisesta kuuluu arjen toimintatapoihin, eikä PEGI-luokitus muuta tätä. Nämä ovat kysymyksiä, joihin on hyvä vastata ennen käyttöönottoa, eikä vasta ensimmäisen kiireisen työtilanteen keskellä.

Oletko koskaan miettinyt, miten voisit tehostaa liiketoimintaasi ja pitää kaikki langat käsissäsi ilman, että menetät yöunia? No, minä olen! Ja sen vuoksi päätin tutustua tarkemmin S-Business-sovellukseen. Tämä sovellus lupaa tehdä liiketoiminnasta sulavampaa ja järjestelmällisempää. Hypätäänpä yhdessä syvemmälle tähän mobiilisovellukseen ja katsotaan, mitä se oikeasti tarjoaa.

Mikä on S-Business?

S-Business on työkalu, joka on suunniteltu erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille helpottamaan päivittäistä toimintaa. Sovellus yhdistää useita liiketoiminnan hallintaan liittyviä toimintoja yhteen paikkaan. Voit hallita laskutusta, asiakassuhteita, varastoa ja paljon muuta suoraan mobiililaitteeltasi. Aika näppärää, vai mitä?

Käyttöliittymä ja käyttökokemus

Käyttöliittymä on selkeä ja moderni, mikä tekee navigoinnista intuitiivista. Kun avaan sovelluksen, kaikki tärkeimmät toiminnot ovat kätevästi esillä. Ei tarvitse harhailla eri valikoiden läpi löytääkseen etsimäänsä. Sovelluksen suunnittelu vaikuttaa olevan hyvin mietitty, jotta käyttäjäkokemus olisi mahdollisimman sujuva.

Sovelluksen ominaisuudet

Sovelluksen ominaisuudet ovat vaikuttavat ja monipuoliset. Tässä muutamia niistä, jotka ovat erityisesti kiinnittäneet huomioni:

• Laskutus: Voit luoda ja lähettää laskuja suoraan sovelluksesta. Tämä säästää aikaa ja vähentää paperityötä.
• Asiakashallinta: Asiakasrekisterin avulla voit pitää tiedot ajan tasalla ja seurata asiakassuhteita tehokkaammin.
• Varastonhallinta: Pidä kirjaa varastosta ja seuraa tuotteiden liikkeitä helposti.
• Raportointi: Luo erilaisia raportteja liiketoiminnan seuraamiseksi ja päätöksenteon tueksi.

Käyttäjänä minulle tärkeintä

Yksi asia, joka tekee sovelluksesta erityisen houkuttelevan, on sen kyky integroitua muihin järjestelmiin. Tämä tarkoittaa, että voit yhdistää sen muihin liiketoiminnassa käyttämiisi työkaluihin ilman suurta vaivannäköä. Lisäksi sovelluksen turvallisuusominaisuudet takaavat, että liiketoimintasi tiedot pysyvät turvassa.

Loppusanat

Kokonaisuudessaan voin sanoa, että sovellus on erinomainen apuväline liiketoiminnan hallintaan. Se ei ainoastaan helpota arkea, vaan tarjoaa myös työkaluja liiketoiminnan kehittämiseen. Jos etsit sovellusta, joka auttaa pitämään kaikki langat käsissäsi, tämä voisi olla juuri se oikea. Voit tutustua siihen tarkemmin ja ladata sovelluksen suoraan meidän sivustoltamme. Kokeile ja kerro, mitä mieltä olet!